אוטומציה לעסקים קטנים: חמש האוטומציות הראשונות שמפעילים השבוע

תוכן העניינים

1. מה הופך פעולה לאוטומציה ששווה להפעיל
2. 1. הודעת פתיחה, הודעת היעדרות ותשובות מהירות בוואטסאפ ביזנס
3. 2. קישור לקביעת תור
4. 3. תזכורת יום לפני התור
5. 4. בקשת ביקורת אחרי הביקור
6. 5. טופס אחד שנוחת בטבלה אחת
7. חמש האוטומציות בטבלה אחת
8. מה נשאר אצלכם, ואיפה מערכת זולה יותר מהערבים שלכם
9. מה WhaleBiz עושה היום
10. שאלות נפוצות

אוטומציה לעסקים קטנים לא מתחילה במערכת חדשה, במתכנת או בפרויקט: חמש האוטומציות הראשונות כבר נמצאות בכלים שיש לכם בטלפון, ואפשר להפעיל את כולן בשבוע אחד, בערך שעה ביום. רוב בעלי העסקים מדלגים עליהן, כי הן נראות קטנות מדי כדי לשנות משהו. בפועל הן עושות שני דברים חשובים. הן מורידות מהיום שלכם את ההקלדה החוזרת, ובעיקר הן מראות לכם בדיוק איפה הכלים החינמיים נגמרים. כל אוטומציה ברשימה מגיעה עם שלושה דברים: איך מפעילים אותה, כמה זמן זה לוקח, ואיפה היא מפסיקה לעבוד. החלק השלישי הוא החשוב, כי שם נמצאת ההחלטה האמיתית: מה אתם ממשיכים לעשות לבד, ואיפה מערכת שעונה, מסננת וקובעת תורים זולה יותר מהערבים שלכם.

מה הופך פעולה לאוטומציה ששווה להפעיל

לא כל פעולה בעסק צריכה אוטומציה. לפני שמפעילים משהו, כדאי לבדוק שלושה תנאים:

1. היא חוזרת לפחות כמה פעמים בשבוע. פעולה של פעם בחודש לא מצדיקה הגדרה.
2. הנוסח שלה כמעט זהה בכל פעם. "מה שעות הפתיחה?", "איפה אתם נמצאים?", "אפשר לקבוע לשבוע הבא?". אם אתם כותבים את אותו משפט בפעם העשירית, הוא מועמד.
3. יש מחיר לשכוח אותה. תזכורת שלא נשלחה היא תור ריק. בקשת ביקורת שלא נשלחה היא ביקורת שלא תהיה. הודעה שלא נענתה בערב היא לקוח שכתב גם למתחרה.

חמש האוטומציות שלמטה עומדות בשלושת התנאים כמעט בכל עסק קטן: קליניקה, סטודיו, משרד, חנות, בעל מקצוע. הזמנים שמופיעים ליד כל אחת הם הערכה שלנו לעסק שמפעיל אותה בפעם הראשונה.

1. הודעת פתיחה, הודעת היעדרות ותשובות מהירות בוואטסאפ ביזנס

איך מפעילים. באפליקציית WhatsApp Business, בהגדרות, תחת כלים לעסקים, יש שלושה כלים:

• הודעת פתיחה נשלחת אוטומטית למי שכותב לכם בפעם הראשונה, או אחרי 14 ימים בלי שיחה. כתבו בה מה העסק עושה ומה הלקוח מקבל אם יכתוב מה הוא צריך.
• הודעת היעדרות נשלחת מחוץ לשעות הפעילות או לפי לוח זמנים שתקבעו. כתבו בה מתי תחזרו, ושימו בה את קישור קביעת התור מהסעיף הבא.
• תשובות מהירות הן קיצורים: מקלידים "/" ובוחרים נוסח שמור. הכינו חמש-שש תשובות לשאלות שחוזרות: כתובת וחניה, שעות, מה להביא, מדיניות ביטול.

כמה זמן. בערך 30-45 דקות, רובן על ניסוח.

מה זה חוסך. את ההקלדה של אותו משפט עשרות פעמים בחודש, ואת הלקוח ששולח הודעה בערב ולא יודע אם מישהו בכלל יענה.

איפה זה נעצר. הודעת היעדרות אומרת ללקוח שאתם לא זמינים, והיא לא עונה על השאלה שלו. מי שכתב בעשר בלילה "יש לכם מקום מחר?" ומקבל "נחזור אליכם בבוקר" ממשיך לעסק הבא שעונה עכשיו. ועוד פרט טכני שרוב האנשים לא יודעים: ההודעות האוטומטיות של האפליקציה נשלחות מהטלפון, ולכן הן יוצאות רק כשיש לטלפון חיבור לאינטרנט. גם תשובה מהירה דורשת אדם שילחץ עליה.

2. קישור לקביעת תור

איך מפעילים. ביומן Google יש דף לקביעת פגישות (Appointment schedule): מגדירים את השעות הפנויות ואת משך התור, ומקבלים קישור שהלקוח בוחר בו מועד בעצמו. לכלים ייעודיים לקביעת תורים יש אותו רעיון. את הקישור שמים בהודעת ההיעדרות, בביו באינסטגרם, בפרופיל העסק בגוגל ובחתימה של המייל.

כמה זמן. שעה, כולל בדיקה שהתור שנקבע מופיע ביומן הנכון.

מה זה חוסך. את הפינג-פונג של "מתי נוח לך?", שלוש-ארבע הודעות לכל תור, ואת התורים שהיו נקבעים רק למחרת בבוקר.

איפה זה נעצר. הלקוח צריך לצאת מהשיחה, לפתוח דף, לבחור, למלא פרטים. חלק מהאנשים עושים את זה, וחלק סוגרים את הדף ולא חוזרים. הקישור גם לא שואל כלום: הוא לא יודע אם הלקוח צריך טיפול של רבע שעה או של שעה וחצי, ולא מסנן פנייה שלא מתאימה לכם. ואם יש לכם יומן נוסף, במערכת של הקליניקה או במחברת על הדלפק, שני היומנים לא מכירים זה את זה ונוצרים תורים כפולים.

3. תזכורת יום לפני התור

איך מפעילים. רוב הכלים לקביעת תורים שולחים אישור במייל, וחלקם, בתוכניות בתשלום, גם תזכורת. אבל בישראל אנשים קוראים וואטסאפ הרבה יותר ממייל. הדרך הפשוטה: תשובה מהירה בשם "/תזכורת" עם נוסח קבוע, "היי, מזכירים שקבעת אצלנו מחר בשעה 10:00. מגיע/ה? אם צריך להזיז, כתבו כאן". כל יום אחר הצהריים פותחים את היומן של מחר ושולחים.

כמה זמן. חצי שעה להכנה, ואחר כך כמה דקות ביום לכל קבוצת תורים.

מה זה חוסך. תורים שנשכחו. הודעה של שורה אחת יום לפני שווה יותר מכל מדיניות ביטול שכתובה באתר.

איפה זה נעצר. זו אוטומציה רק בחצי: הנוסח שמור, אבל השליחה ידנית, וביום עמוס היא נשכחת ראשונה. החלק הקשה מגיע אחרי השליחה. "אפשר להזיז לחמישי?" חוזר אליכם בתשע בערב, ומישהו צריך לבדוק ביומן, להציע מועד ולעדכן. התזכורת מייצרת שיחות, והשיחות נוחתות אצלכם.

4. בקשת ביקורת אחרי הביקור

איך מפעילים. בפרופיל העסק בגוגל יש אפשרות לבקש ביקורות, שנותנת קישור קצר שפותח ישר את חלון הכתיבה. שמרו אותו כתשובה מהירה "/ביקורת" עם משפט אחד אישי, ושלחו באותו יום, כשהחוויה עוד טרייה. שלחו לכל מי שהגיע, כתהליך קבוע, ולא רק למי שנראה לכם מרוצה: הכללים של גוגל אוסרים לבקש ביקורות חיוביות באופן סלקטיבי.

כמה זמן. רבע שעה להכנה, דקה לכל לקוח.

מה זה חוסך. את המצב שבו לקוחות מרוצים לא כותבים כלום, ורק מי שכעס טורח. ביקורות טריות עוזרות לאנשים שמחפשים אתכם במפות להחליט.

איפה זה נעצר. אותה בעיה כמו בתזכורת: מישהו צריך לזכור לשלוח, וביום של עשרים לקוחות זה לא קורה. וגם אין לכם דרך לדעת למי כבר שלחתם, מי כתב ומי לא.

5. טופס אחד שנוחת בטבלה אחת

איך מפעילים. טופס ב-Google Forms עם שם, טלפון, מה מעניין את הלקוח ומאיפה הגיע. מחברים אותו לגיליון Google Sheets (כל תשובה נכנסת לשורה חדשה) ומפעילים התראה במייל על כל תשובה. את אותו טופס שמים בכל מקום: באתר, בביו, בקוד QR על הדלפק. טופס אחד, לא שלושה, כדי שכל הפניות יגיעו לאותה טבלה.

כמה זמן. בערך שעה.

מה זה חוסך. את הפתקים, את צילומי המסך ואת "מישהו השאיר מספר באינסטגרם, איפה זה?". פעם ראשונה יש לכם רשימה אחת של מי פנה ומתי.

איפה זה נעצר. הפניות בוואטסאפ ובטלפון, שבעסק ישראלי קטן הן לרוב רוב הפניות, לא נכנסות לטבלה. אז יש שתי רשימות, ואחת מהן נמצאת בטלפון. אף אחד גם לא מעדכן בטבלה סטטוס בסוף יום עמוס: מי חזר, מי קבע, מי ירד. אחרי חודש הטבלה היא ארכיון, לא כלי עבודה.

חמש האוטומציות בטבלה אחת

שימו לב לעמודה האחרונה. כמעט בכל שורה הגבול זהה: הכלי שומר נוסח או קולט פרטים, אבל לא מנהל שיחה. ברגע שהלקוח עונה, שואל, מבקש להזיז או רוצה לדעת אם יש מקום, זה חוזר לאדם.

מה נשאר אצלכם, ואיפה מערכת זולה יותר מהערבים שלכם

חלק מהחמש תמשיכו לעשות לבד לאורך זמן, ובצדק. תשובות מהירות הן כלי עבודה טוב גם כשיש מערכת, ונוסח אישי לבקשת ביקורת כדאי שיישאר שלכם. את העסק הם לא מכבידים.

השאלה האמיתית היא לא אם צריך AI, אלא איפה הוא מחזיר את עצמו ראשון. בעסק קטן התשובה כמעט תמיד זהה: בפנייה שמגיעה כשאתם לא שם. עשו חשבון פשוט על העסק שלכם. נניח שאתם עונים לוואטסאפ ארבעים דקות בכל ערב, בימי העבודה. זה יותר מ-14 שעות בחודש, שעות של בעל העסק, אחרי יום מלא. עכשיו הוסיפו את מה שלא רואים: הפניות שקיבלו "נחזור אליכם בבוקר" ונסגרו אצל מי שענה ראשון. את המספר הזה אף אחד לא רושם, ולכן קל לחשוב שהוא אפס.

ארבעה סימנים שהכלים החינמיים כבר קטנים עליכם:

• אתם עונים להודעות אחרי תשע בערב יותר מפעמיים בשבוע.
• הפניות נמצאות בשני מקומות או יותר, ואתם לא בטוחים שלא פספסתם אחת.
• התשובות לתזכורות ("אפשר להזיז?") לוקחות לכם יותר זמן מהתזכורות עצמן.
• אתם לא יודעים להגיד מאיפה הגיעו הלקוחות של החודש שעבר.

אם זה אתם, הצעד הבא הוא לא עוד כלי ליד חמשת הקיימים, אלא מערכת אחת שעושה את החלק שהם לא עושים: מנהלת את השיחה. כשהשיחה מנוהלת, הפרטים כבר נאספו, התור כבר ביומן, והטבלה מתמלאת מעצמה. לשאר סוגי השירותי אוטומציה לעסקים, מהשיווק ועד שירות הלקוחות, יש מדריך נפרד. ואם אתם רוצים לבנות הודעות המשך ללקוחות שלא חזרו בלי להפוך לספאם, קראו את הכללים לפולואפ שלא מרגיש כמו ספאם.

מה WhaleBiz עושה היום

סוכן AI בוואטסאפ של WhaleBiz עונה לכל פנייה תוך שניות, בכל שעה ובכל שפה (עברית, רוסית, אנגלית ועוד), גם להודעה קולית ולתמונה. הוא שואל את מה שהיה שואל אתכם בן אדם, מסנן פנייה שלא מתאימה, ומעביר לאדם בצוות כל מה שדורש אדם. בתפקיד של מזכירה AI הוא בודק זמינות ביומן, קובע את התור בתוך השיחה, בלי שהלקוח יוצא לדף אחר, שולח תזכורת עם אפשרות לאשר הגעה, ומזיז או מבטל כשהלקוח מבקש. היומן מסונכרן לשני הכיוונים עם Google Calendar, כך שמה שאתם חוסמים הסוכן רואה כתפוס.

כל שיחה, מכל ערוץ, נכנסת למערכת לניהול לידים בתוך ה-CRM: שורה אחת לכל אדם לפי מספר הטלפון, עם המקור, סיכום השיחה והצעד הבא שהסוכן רשם. הפולואפים והתהליכים האוטומטיים בלי הגבלה ובלי מונה הפעלות: אתם קובעים את הכללים, והמערכת שולחת.

לגבי המסלולים: Start הוא וידג'ט לאתר או Telegram בלבד, בלי וואטסאפ ובלי קביעת תורים ביומן. וואטסאפ וקביעת תורים מתחילים במסלול Standard, ואינסטגרם, פייסבוק ותשלום בתוך השיחה הם ב-Business. מה כלול בכל מסלול תמצאו בעמוד המחירים. דמי ההקמה משולמים פעם אחת לפני תחילת העבודה, והמנוי מתחיל רק ביום שהסוכן עולה לאוויר.

שאלות נפוצות

מה האוטומציה הראשונה שכדאי להפעיל בעסק קטן?

הודעת היעדרות בוואטסאפ ביזנס, עם קישור לקביעת תור בתוכה. היא לוקחת פחות משעה, ומהערב הראשון כל מי שכותב מחוץ לשעות הפעילות יודע מתי תחזרו ויכול לקבוע לבד. אחריה כדאי להוסיף תשובות מהירות לחמש-שש השאלות שחוזרות.

האם הודעת היעדרות בוואטסאפ ביזנס נשלחת גם כשהטלפון כבוי?

לא. ההודעות האוטומטיות של אפליקציית WhatsApp Business נשלחות מהטלפון עצמו, ולכן הן יוצאות רק כשיש לו חיבור לאינטרנט. טלפון כבוי, במצב טיסה או בלי קליטה לא ישלח אותן.

האם מותר לשלוח תזכורת לתור או בקשת ביקורת בוואטסאפ בלי הסכמה לדיוור?

תזכורת לתור שהלקוח קבע היא בדרך כלל הודעת שירות ולא פרסומת. אבל שורת מבצע בתוך התזכורת יכולה להפוך אותה לפרסומת, ואז חלים עליה כללי חוק הספאם. זה לא ייעוץ משפטי, ובמקרה ספציפי כדאי לבדוק עם עורך דין.

מתי כדאי לעבור מכלים חינמיים למערכת?

כשאתם עונים להודעות בערב באופן קבוע, כשהפניות מפוזרות בין כמה מקומות, וכשהתשובות לתזכורות לוקחות יותר זמן מהתזכורות עצמן. אז הבעיה כבר לא ההקלדה אלא השיחה, וכלים ששומרים נוסח לא מנהלים שיחה.

באיזה מסלול של WhaleBiz יש וואטסאפ וקביעת תורים?

וואטסאפ וקביעת תורים ביומן מתחילים במסלול Standard. מסלול Start כולל וידג'ט לאתר או Telegram בלבד, בלי וואטסאפ ובלי יומן. הפירוט המלא של כל מסלול נמצא בעמוד המחירים.